5 Time Management Tips Die Ik Elke Dag Gebruik

Er zijn online honderden time management tips, maar niet elke tip is even bruikbaar. Ik deel hier de 5 beste time management tips die mij elke helpen om productiever te zijn.

5 Time Management Tips Die Ik Elke Dag Gebruik

Hoi, mijn naam is Bart van Klik Proces en in deze Klik Proces Stories wil ik je 5 time management tips geven die mij hebben geholpen om heel veel productiever te worden en veel beter na te denken van waar ik mee bezig ben en waarom. Nou weet ik dat er heel erg veel time management tips zijn en misschien technieken en ik heb zo door de jaren heen een en het ander geprobeerd. Maar deze 5 pas ik elke dag, elke week, elke maand toe en die hebben me tot op de dag van vandaag heel erg veel geholpen, dus ik hoop dat je er ook iets aan hebt.

Wat is Time Management?

Wat is time management, wat is de betekenis of definitie of uitleg van time management precies?Voor mij is time management de kunst van het zo effectief mogelijk omgaan met je tijd.

Dat kan zijn privé, dat kan zijn op je werk, dat kan zijn tijdens specifieke projecten en dat kan alles bij elkaar zijn.

Het gaat er gewoon om hoe deel je je tijd zo in dat je daar het meest gelukkig van wordt of in veel gevallen, dat je daar zo productief mogelijk in bent?

Dan zou je denken waarom maak je je zo druk om die tijd?

Heel simpel, ik heb altijd veel te doen en niet genoeg tijd om alles af te krijgen, dus ik moet zuinig omgaan met mijn tijd en dat zo efficiënt mogelijk indelen en ik hoop dat je ook genoeg in je leven hebt om er eens over na te denken van hoe deel ik alles zo goed mogelijk in?

Want de meeste ondernemers in elk geval, of de meeste marketeers, die hebben altijd tijd tekort en nooit dat die om vrijdag om 12 uur klaar zijn en denken top, ik heb eigenlijk alles gedaan wat ik maar kon, hoeven doen.

Tip 1: Logboek

Dus tip 1 en dat is het timelog of het tijdlogboek of geef het een naam, maar in elk geval het bijhouden van wat je nu precies doet.

Want ik ben gewend om te optimaliseren vanuit data, als het gaat om conversie optimalisatie en eigenlijk is dit een beetje conversie optimalisatie van je tijd.

Dan moet je wel data hebben, je moet weten wat doe ik nu om te kunnen bepalen van wat zou ik misschien beter kunnen doen?

Ik raad je aan om een logboek bij te houden. En dat kan van een dag, het meest effectief vind ik zelf een week, maar het kan ook een maand zijn, dus laat ik even uitgaan van een week, dus een week lang hou je per kwartier bij wat je doet.

Op kantoor of thuis of wat je dan ook precies wil gaan managen. Dan moet je wel voor jezelf opletten dat je niet opeens je anders gaat gedragen dan normaal, want dan heeft het natuurlijk geen zin en dan zit je jezelf voor de gek te houden.

Dat is niet zo moeilijk.

Wat je doet, je maakt gewoon een Excel sheet, die haal je er bijvoorbeeld bij of je maakt gebruik van bepaalde tools die automatisch voor je bijhouden wat je aan het doen bent op je computer en dan vul je dat daar in. Ik doe het gewoon in een Excel sheet en dan schrijf ik bijvoorbeeld op e-mailen, met klanten communiceren, operationeel werk, dus bijvoorbeeld teksten schrijven of een stukje linkbuilding of een stukje conversie analyse draaien.

Zo schrijf je van alle verschillende dingen, van verschillende categorieën op hoeveel tijd je eraan besteedt. En vergeet daar vooral niet zaken als social media, spelletjes spelen op je telefoon of praten met je collega’s, want het bezig zijn met je mail kan eventueel productief zijn, maar je bent natuurlijk ook vooral op zoek naar de dingen die niet productief zijn.

Alles wat je door een dag doet, schrijf je op per kwartier. En als je natuurlijk twee uur lang geconcentreerd met een project bezig bent, dan is het heel gemakkelijk, want dan heb je gewoon project of teksten schrijven twee uur, dan ben je snel klaar.

Wat er gaat gebeuren, gegarandeerd, zeker als je dit nog nooit hebt gedaan, is je gaat je helemaal kapot schrikken wat je nou precies doet in een week.

En dat bedoel ik eigenlijk toch een beetje in de negatieve zin. Dus het mooiste is nog als je van tevoren een aantal categorieën uitdenkt en dan opschrijft van hoeveel procent van de tijd of hoeveel minuten of uren per dag ben ik hier nou mee bezig en dat doe je dan voor een week.

Dan ga je een week lang eens echt je tijd bijhouden. Want echt waar, geloof me, je schrikt je helemaal kapot, hoeveel tijd je kwijt bent met e-mail of met klanten communiceren of hoe vaak je op je telefoon zit of hoelang je eigenlijk aan het eten bent.

Wat het ook precies is, het is absoluut niet wat je denkt. En zeker de eerste keer dat je dit doet, dan gaat er echt opeens een wereld voor je open. Dan denk je ben ik echt 2,5 uur bezig geweest met het beantwoorden van e-mails op een dag?

Dat kan toch haast niet. Maar het staat hier, dus het zal wel kloppen. En als je je gewoon gedraagt zoals je je altijd gedraagt, dan levert je dat een heel erg waardevol inzicht op.

Natuurlijk kan er een week zijn dat je heel veel meetings hebt gehad of heel veel dat of heel veel dat, natuurlijk kan er een extreme inzitten, maar zelfs met die extremen erbij opgeteld, levert het je onwijs veel inzicht op, op wat doe ik nu precies op een dag.

Want ik weet aan het einde van de dag amper wat ik nou precies die dag heb gedaan, laat staan aan het einde van de week.

Dat helpt je heel erg om te bepalen van oké, wat dacht ik dat ik deed, wat heb ik gedaan en hoe zou ik het eigenlijk willen zien en dan kan je dat gebruiken om misschien bepaalde dingen te gaan veranderen.

Dat heb ik ook gedaan. Ik ben hier een aantal jaren geleden mee begonnen en toen zag ik bijvoorbeeld dat ik heel veel aan het communiceren was rechtstreeks met klanten en daardoor kreeg ik eigenlijk geen tijd voor andere dingen die ik wilde doen, zoals de groei van Klik Proces.

Dus op basis van die data ben ik het bedrijf anders gaan inrichten, zodat ik daar meer tijd voor vrijmaakte.

Ik beloof je, alleen die eerste tip al is echt goud en wat ik nu probeer te doen, is elk jaar doe ik het weer een week, zodat ik niet nu denk van oké, ik ga het veranderen en dat ik het veranderd heb en dat ik er nooit meer naar omkijk en geen controlemechanisme meer heb.

Elk jaar doe ik even een week waarin ik mijn tijd meet en kijk ben ik nog goed bezig met wat ik eigenlijk zou willen?

Tip 2: Match Je Dagindeling met je Energie

Tip nummer 2, dat is deel je dag in op basis van je energie.

Je hebt heel veel mensen die zeggen van je moet vroeg opstaan, want zus of nee, je moet juist later opstaan of dit of dat.

Persoonlijk geloof ik daar allemaal niet zoveel in. Ik deel mijn dag vooral in volgens mijn energie en mijn energielevel is eigenlijk heel gemakkelijk, ’s ochtends het hoogst en het neemt af naarmate de dag vordert.

Waarbij ik specifiek weet dat als ik veel dingen aan mijn hoofd heb, dus ik moet veel lastige klanten met gesprekken voeren of überhaupt veel gesprekken met klanten voeren of ik heb veel meetings, er is veel drukte zeg maar, ik ben toch van nature een introvert iemand, dan weet ik dat dat me snel veel energie kost.

Waar als ik gewoon de hele dag achter mijn computer kan zitten en met bepaalde specifieke taken bezig kan zijn of video’s maken zoals dit, wat ik hartstikke leuk vind, dan weet ik dat ik ook gemiddeld genomen dat makkelijker doe en daar meer energie aan overhoud.

Dus niet alleen ben ik ’s ochtends productiever dan ’s middags, maar ook hou ik even goed in de gaten van oké, hoe snel verwacht ik dat mijn energie afneemt?

We hebben het bijvoorbeeld weleens dat als we een filmsessie hebben van een aantal uur, dat ik daarna gewoon helemaal gesloopt ben en dat ik eigenlijk niet zo heel productief meer ben, dus probeer je bijvoorbeeld die filmsessie aan het einde van de dag te doen, zodat je daarna klaar bent.

Omdat ik ’s ochtends het meest energie heb, is ik controleer ’s ochtends altijd even mijn mail en belangrijke statistieken van onszelf en van klanten.

En de reden dat ik dat doe, is eigenlijk zodat ik dat uit mijn systeem heb.

Want heel veel mensen zeggen je moet niet ’s ochtends je mail checken, want dan word je meteen overgenomen door klanten. Maar als ik dat ’s ochtends niet doe, dan zit ik de hele tijd in mijn hoofd van o, ik hoop niet dat er een klant mailt of ik hoop niet dat er ergens iets niet goed is.

Dus ik check ’s ochtends even de mail en de belangrijkste statistieken en hopelijk ben ik daar binnen een half uurtje doorheen.

En dan kan ik het uitzetten en hoef ik de rest van de dag niet meer over na te denken. Daarna probeer ik altijd bij iedereen even te checken bij ons op kantoor van kunnen jullie verder, gaat het goed, zijn er nog problemen, zijn er dingen die we moeten doornemen?

Want mijn energie is dan hoog, dus als er een moeilijk probleem is of een lastig iets of wat dan ook, dan heb ik er dan alle energie voor. Als er wel iets is, pak ik dat aan of dan ga ik iemand helpen, als er niets is, dan ga ik moeilijke taken doen.

Of dingen waar ik niet zoveel zin heb, dus wat misschien niet ingewikkeld is, maar wat me wel veel energie kost, of ik ga dingen doen die misschien wel leuk zijn, maar nog steeds wel moeilijk of complex of lastig zijn.

Zodat ik de belangrijkste dingen ’s ochtends heb gedaan als ik ook dus het meeste energie heb. Ik weet van mezelf gewoon dat ik ’s middags veel minder productief ben, zo een beetje na de lunch.

Dus ik probeer ’s middags altijd dingen in te plannen die of minder energie kosten of die gewoon wat gemakkelijk zijn.

En dan moet je bijvoorbeeld denken aan operationele taken die niet zo ingewikkeld zijn, dus het opzoeken van informatie, het voorbereiden van video’s, afspraken plannen met klanten, dus telefonisch of in het echt.

Taken die gewoon relatief eenvoudig zijn of taken die misschien niet eenvoudig zijn, maar best wel leuk zijn, dus die me niet zoveel energie kosten.

En helemaal aan het einde van de dag, dus dan heb je het echt over vanaf 4 uur, probeer ik of de allerleukste dingen te doen, dus dingen dat, ook al zit je laag in je energie, dat je er altijd eigenlijk wel zin in hebt, of ik doe dingen die gewoon echt compleet machinaal zijn.

Waar helemaal geen denkwerk bij komt kijken, maar die wel belangrijk zijn om te gebeuren. Dus dat er bijvoorbeeld dingen uit moeten worden gezocht voor een klant.

Als we het bijvoorbeeld over linkbuilding hebben, dat we website op moeten zoeken en daar de contactgegevens bij moeten verzamelen en bepaalde dingen van de website.

Prima, daar hoef ik niet over na te denken, doe ik dat wel.

Of dat er bepaalde analytische rapporten moeten worden gemaakt, wat ik al 300 keren heb gedaan, dus voor mij is dat relatief eenvoudig om door te lopen.

Dus gewoon werk wat of super simpel is, dat ik niet hoef na te denken, of werk wat zo leuk is dat ik er altijd zin in heb.

En op die manier benut ik mijn energie zo goed mogelijk. En ik kan bijvoorbeeld wel moeilijke dingen in de middag forceren, alleen doorgaans werkt het gewoon niet zo.

Of je maakt fouten, of het gaat lang niet zo snel, dat werkt gewoon niet. Dus mijn werkzaamheden probeer ik af te stemmen op hoe ik me die dag voel, maar ook hoe ik me dus over het algemeen voel, van veel energie naar minder, minder, minder.

Prioriteiten Stellen

Tip nummer 3 is eigenlijk net als tip nummer 1, dat zou je eigenlijk 1 keer per jaar moeten doen, om even je prioriteiten goed neer te zetten volgens het time management kwadrant.

Nou dat kwadrant ken je vast wel, dat is hartstikke bekend, ik heb het zeker niet uitgevonden en het houdt eigenlijk in, je hebt 4 vlakken, verdeeld over is iets urgent of niet en is iets belangrijk of niet?

Die 4 vakken hebben eigenlijk allemaal een verschillende betekenis en je doel is om jouw werkzaamheden in die verschillende vakken te plaatsen, zodat je een goed overzicht krijgt van waar zou ik eigenlijk mee bezig moeten zijn en waar ben ik heel veel mee bezig?

Want die kan je meestal ook wel zo aanstippen. Dus ik licht hem even toe, het eerste heb je dat het urgent is en dat het belangrijk is. Maar urgent en belangrijk zijn bijna altijd die brandjes die je moet blussen.

Dus ja, dat moet wel nu gebeuren en het is wel belangrijk, maar die wil je zo min mogelijk hebben. Want urgent en belangrijk is heel vervelend, want dat betekent dat je gedwongen wordt om er nu mee aan de slag te gaan.

Dus dan moet je altijd kijken kan iemand anders het misschien oppakken zodat het voor jou, dat het bij jou wegvalt?

En zo niet, dan moet je zorgen dat je zo min mogelijk daarvan hebt en dat je überhaupt structureel moet dat kwadrant eigenlijk leeg zijn. Nou dan heb je belangrijk en niet urgent. En dat is eigenlijk de zone waarin je wil leven.

Want dan ben je wel met de belangrijke dingen bezig voor je bedrijf. Wat precies belangrijk is, dat moet je zelf bepalen, maar het is niet urgent. Dus het is nog niet noodzakelijk dat het nu à la minute af komt.

Want als je niet urgent, maar wel belangrijke dingen te lang niet doet, dan schuiven ze vanzelf een kwadrant op naar het wel urgente. Is het niet urgent, maar wel belangrijk, dat is eigenlijk waar je wil leven. Dan heb je nog het urgent, maar niet belangrijk. En dat is de meest vervelende eigenlijk.

Want als het wel nu moet gebeuren of heel snel, maar eigenlijk is het totaal niet belangrijk, dan is het tijdsverspilling met een hoge druk erop. Dat wil eigenlijk niemand.

Dus je moet kijken of je zoveel mogelijk van dat kwadrant af kan komen. Of omdat iemand anders het doet, of om gewoon te vermijden dat überhaupt zulke dingen voorkomen door duidelijke afspraken te maken met je klanten of met je leveranciers, door afscheid te nemen van klanten die heel veel willen dat je in dat kwadrant werkt.

Het hangt er heel erg vanaf wat voor activiteiten je doet die erbinnen vallen, maar van dat kwadrant wil je absoluut af. Dan heb je nog het kwadrant met niet urgent en niet belangrijk.

Dat is een prachtig kwadrant, want alles wat je daar neerzet, daar kan je gewoon een heel groot rood kruis doorheen zetten en weggooien en nooit meer over nadenken.

Want als het niet belangrijk is en het is niet urgent, wat kan jou het schelen dan?

Het enige wat je kan zeggen, is dat je moet zorgen dat het niet van niet urgent naar wel urgent schuift als je er te lang niets aan doet. Dus het mooiste is als je gewoon in dat stadium, dat het niet urgent is en niet belangrijk is, dat je er dan afscheid van kan nemen.

Dat je dan moet zorgen dat je het al kwijt bent.

Door je activiteiten in die 4 kwadranten te zetten, kan je dus goed zien waar ben ik veel mee bezig en waar wil ik mee bezig zijn?

En net als dat time management, helpt het je om inzicht te krijgen van waar ben ik nou eigenlijk mee bezig en klopt het ook, zijn het ook de dingen waar ik mee bezig moet zijn?

Mijn ervaring is dat heel veel ondernemers vooral bezig zijn met het wel belangrijk en heel urgente stuk, maar dat dat eigenlijk zo permanent vol zit, dat je gewoon altijd druk hebt en nooit tijd hebt om de dingen te doen die je eigenlijk zou willen doen.

En als je dat gevoel heel veel hebt, dan maakt dit kwadrant dat heel duidelijk en dat betekent dat je echt structureel iets moet gaan veranderen om te zorgen dat je uit die druk komt, uit die pressure zone zodat je dingen kan doen die wel belangrijk zijn voor ze urgent zijn.

Specifieke TO DO Lijst

Tip nummer 4 en die gaat eigenlijk heel erg in tegen wat heel veel andere mensen zeggen.

Dat gaat namelijk over prioriteren.

Heel veel mensen zeggen van plan bijvoorbeeld elke zondag je week. Of plan vandaag de dag van morgen alvast of iets in die zin.

Nou, ik heb daar dus echt een onwijze hekel aan en het werkt voor mij totaal niet en de reden daarvoor is dat de inschattingen die je maakt qua uren, die kloppen eigenlijk bijna nooit en daarnaast komt er altijd wel iets tussendoor of iets anders of prioriteiten shiften toch weer, waardoor het uiteindelijk geen zin heeft, niet uitkomt zoals je het hebt ingepland en dan voel je je weer schuldig.

Dus dat werkt niet voor mij.

Wat voor mij gewoon supertop werkt, is een prioriteitenlijst.

Dus wat ik doe, is alle activiteiten die ik moet doen, of het nou vandaag is of volgende week of over 3 maanden, gewoon alles waarvan ik denk dit wil ik nog doen of dit moet ik nog doen, zet ik op een lijstje en ik begin altijd bovenaan met werken en zodra ik dat heb afgerond of niet meer verder kan, ga ik door met nummer 2, nummer 3, nummer 4.

En zo heb altijd eigenlijk een complete to-do lijst voor mij, ik weet al precies wat ik moet gaan doen, gewoon naar mijn lijstje kijken, maar er staat geen tijd bij en dat zorgt ervoor dat ik veel vrijer voor mezelf eigenlijk kan denken of kan werken of er een invulling aan kan geven.

Dus gewoon alles continu bijhouden op een prioriteitenlijstje werkt voor mij echt top, betekent alleen wel dat je in elk geval 1 keer per week, maar soms 2 of 3 keer per week even je lijstje moet weggooien omdat bijvoorbeeld alle taken zijn gedaan.

Of dat je er zoveel in hebt gekrast dat je weer even een nieuwe moet maken, dus je moet het wel bijhouden.

Maar als je dat doet, dan werkt zo een prioriteitenlijst voor mij echt top, omdat ik altijd mijn hersenen aan kan zetten van oké, ik moet gewoon dit gaan doen.

Er is nooit een twijfel van wat moet ik doen, wat is handig? Nou, gewoon wat bovenaan de lijst staat en aan de slag.

Maak Je Hoofd Leeg

Tip nummer 5 is eigenlijk zorgen dat je een leeg hoofd hebt.

Het is natuurlijk een supergoede grap om nu te zeggen nou dat komt mooi uit Bart, want je hebt altijd een licht hoofd.

mooi, hebben we die grap ook gehad. Maar wat ik ermee bedoel, is als je veel gedachtes hebt en over veel dingen aan het nadenken bent, zoals veel ondernemers, veel marketeers, veel e-commerce managers hebben, is dat je op een gegeven moment ergens over nadenkt en denkt dat is een goed idee of daar moet ik wat mee.

En vervolgens ga je weer door naar het volgende.

Maar dat idee, dat blijft op een of andere manier in je onbewuste zitten, ratelen.

Dat komt dan op van die hele vage momenten naar boven, dus bijvoorbeeld onder de douche, als je wil gaan slapen, als je een film zit te kijken, als je in de kroeg zit, op momenten dat je er eigenlijk niets mee kan.

Maar wat er voor mijn gevoel gebeurt of ik weet niet of dat echt een theorie is, maar in mijn beleving in elk geval, hoe meer je van zulke ideeën en dingen hebt zitten malen in je hoofd, hoe voller je hoofd is en hoe lastiger het is om je echt te concentreren, om goed te slapen, om rust te krijgen.

En ik weet niet of het echt zo is, maar voor mijn gevoel is het zo in elk geval. Dus ik probeer mijn hoofd of mijn onderbewuste zo leeg mogelijk te halen. Dat is niet zo heel ingewikkeld.

Wat ik gewoon doe, is elk idee wat ik heb of elke gedachte dat ik heb of alles wat ik voor een tweede keer tegenkom, schrijf ik gewoon op. En dat betekent dat ik in mijn computer en ook thuis gewoon heel veel lijstjes heb.

Lijstjes met businessideeën, nieuwe bedrijven die ik zou willen starten.

Lijstje met ideeën voor Klik Proces wat ik misschien ooit nog een keer zou moeten doen.

Lijstje voor ons huis, lijstje voor Lynn.

Weet ik veel, als ik een goed idee heb over haar opvoeding of naar welke school ze moet of zo.

Dus ik maak gewoon overal lijstjes voor ervoor te zorgen dat als ik een gedachte heb die terugkomt, dat ik hem op kan schrijven, zodat ik er nooit meer over na hoef te denken en zodat ik ook zeker weet voor mezelf dat ik hem niet vergeet.

Denk bijvoorbeeld aan de soorten video’s die ik graag wil maken voor het Klik Proces kanaal.

Je wil niet weten hoeveel ideeën ik heb, volgens mij heb ik 300 ideeën zomaar staan, plus nog een keer 200 neuromarketing ideeën, plus nog een keer 100 linkbuilding ideeën.

Dus ik heb honderden en honderden video ideeën in een bestand staan. Dat is 1 gemakkelijk, want als ik denk ik moet nieuwe video’s maken, waar ga ik het over doen?

Dan heb ik een hele lijst met onderwerpen. 2, ik weet dat ik geen enkel idee ooit vergeet, want ik schrijf alles op, dus alles is terug te vinden. En 3, het zorgt er dus voor dat ik een licht hoofd hebt, dat er niets zit te malen, dat er niets in de weg zit, zodat ik me zoveel mogelijk kan focussen op waar ik mee bezig ben.

Dus het legen van mijn hoofd en dat heeft echt heel lang geduurd voor ik dat trucje doorhad en had ik dat maar eerder geweten, dat helpt me heel erg.

Het enige is wel dat ik heel veel lijstjes heb en je moet wel een klein beetje zorgen dat je daar structuur in houdt, want anders krijg je een computer vol met lijstje en heb je wel een leeg hoofd, maar kan je nooit meer gebruik maken van die ideeën en dat is natuurlijk ook niet de bedoeling.

Maar als je een klein beetje structuur daarin in brengt, dan kan je gewoon al je ideeën altijd veilig kwijt, maar kan je tegelijkertijd ook focussen op waar je op dat moment mee bezig bent en wat op dat moment belangrijk is.

En dat zijn die 5 tips om productiever te worden, die mij in elk geval heel erg hebben geholpen en die heb ik voor een deel uit cursussen, voor een deel zelf uit onderzoek. Ik heb ze op allerlei verschillende manier opgedaan, maar ik heb er in elk geval heel veel aan en ik gebruik ze allemaal nog, elke dag, elke week, elke maand. Ik hoop dat ze jou ook helpen om productiever te worden.